Tedarikçi havuzunu genişletmenin pratik yolları

Çoğu satın alma ekibinin tedarikçi listesi zamanla kendiliğinden daralır. Yeni firma aramak zaman ister, tanıdık firma zaten cevap veriyordur, süreç işliyordur. Üç firmadan teklif alınır, biri seçilir, iş yürür.

Sorun şudur: aynı üç firma birbirinin fiyat aralığını bir süre sonra tahmin etmeye başlar. Rekabet, teklif sayısından değil, teklif verenlerin birbirini tanımamasından doğar.

Havuz ne kadar geniş olmalı

Kalem başına beş ila sekiz aktif tedarikçi çoğu kategori için yeterlidir. Bunun altında fiyat aralığı daralmaz; üstünde tedarikçi ilişkisini yönetmek zorlaşır ve firmalar teklif vermeyi bırakır.

Önemli olan listenin uzunluğu değil, kaç firmanın gerçekten teklif verdiğidir. Yirmi firmalık bir listede sürekli aynı dördü cevap veriyorsa havuzunuz dört kişiliktir.

Yeni firmayı nereden bulmalı

Mevcut tedarikçilerinizin rakipleri. En hızlı yol. Çalıştığınız firmanın sektöründe kimlerin olduğunu o firma zaten bilir; siz de fatura ve irsaliyelerden üreticiyi görebilirsiniz.

Üreticinin bayi listesi. Marka üzerinden gidip bölgenizdeki yetkili bayileri çıkarmak, aracı katmanını atlamanızı sağlar.

Sektör fuarları ve odalar. Yavaş ama kaliteli. Ticaret ve sanayi odalarının üye listeleri kategori bazında filtrelenebilir.

Reddedilen teklifler. Geçmişte teklif verip iş alamamış firmalar zaten sizi tanır ve tekrar teklif vermeye isteklidir. Çoğu ekip bu listeyi hiç kullanmaz.

Açık talepler. Talebi yalnızca davet ettiğiniz firmalara değil, kategoride kayıtlı tüm firmalara açtığınızda, aramadığınız firmalar size gelir. Havuzu büyütmenin en az emek isteyen yolu budur.

Yeni firmayı hızlıca değerlendirme

Yeni bir firmayı havuza almadan önce tam bir ön yeterlilik süreci işletmek çoğu alım için gereğinden ağırdır. Pratikte dört bilgi yeterlidir:

Kontrol	Neden
Vergi levhası ve faaliyet konusu	Firmanın o kalemi gerçekten sattığını doğrular
Ticaret sicil kaydı	Firmanın aktif olduğunu ve kuruluş yılını gösterir
İki referans müşteri	Teslimat performansı hakkında tek gerçek kaynak
Küçük bir deneme siparişi	Kâğıt üzerindeki hiçbir belgenin göstermediğini gösterir

Deneme siparişi en değerlisidir. Yeni firmaya önce düşük riskli, tekrarlayan bir kalem verin. Zamanında ve eksiksiz geldiyse bir sonraki talepte daha büyük kalemlere davet edin.

Firmaların teklif vermeyi bırakmasını önleyin

Havuzu büyütmek kadar önemli olan, büyüyen havuzu canlı tutmaktır. Tedarikçiler üç sebeple teklif vermeyi bırakır:

Hiç kazanamıyorlar. Yedi talebe teklif verip hiçbirini almayan firma sekizincisine bakmaz. Kazanamayan firmaya neden kazanamadığını söylemek, bir sonraki teklifinin daha rekabetçi gelmesini sağlar.

Sonuç öğrenemiyorlar. Teklif gönderiyor, cevap gelmiyor. Kaybettiğini bile bilmiyor. Kısa bir "bu sefer olmadı" mesajı, ilişkiyi ayakta tutmak için yeterlidir.

Teklif vermek zor. Farklı formatta Excel, tarayıcıdan geçirilmiş kaşeli kâğıt, e-posta zinciri. Teklif verme süreci ne kadar uzarsa, küçük ve orta ölçekli firmalar o kadar eler.

Üçüncüsü genelde en çok firma kaybettiren sebeptir ve düzeltmesi en kolay olanıdır.

Ölçün

Havuzun büyüyüp büyümediğini anlamak için tek bir sayı yeterli değildir. Üçünü birlikte takip edin:

• Talep başına gelen teklif sayısı
• En düşük ve en yüksek teklif arasındaki fiyat aralığı
• Son altı ayda ilk kez teklif veren firma sayısı

Teklif sayısı artıyor ama fiyat aralığı daralmıyorsa, yeni firmalar gerçek rekabet getirmiyor demektir. Aralık daralıyorsa havuz çalışıyordur.