Keşif listesi hazırlarken yapılan 7 hata

Bir talebe on firma teklif verir, hiçbiri diğeriyle karşılaştırılamaz. Biri metrekare üzerinden fiyatlar, biri adet üzerinden. Biri nakliyeyi dahil eder, biri etmez. Sonuçta satın almacı tabloyu elde düzeltmeye çalışırken iki gün kaybeder.

Bu neredeyse hiçbir zaman tedarikçilerin hatası değildir. Firmalar kendilerine ne verildiyse ona cevap verir. Sorun listenin kendisindedir.

1. Birim yazılmıyor

En sık ve en pahalı hata. "Alçıpan 12,5 mm — 400" satırında 400'ün metrekare mi, adet mi, paket mi olduğu belli değilse her firma kendi alışkanlığına göre yorumlar. Gelen fiyatlar arasındaki fark ürünün fiyat farkı değil, birim farkıdır.

Her kalemde birim ayrı bir alan olmalı ve boş bırakılamamalı. Metrekare, metretül, adet, kilogram, ton, paket, takım. Birimi listeye yazmak beş saniye sürer; birimi sonradan sormak bir gün sürer.

2. Marka adı özellik yerine geçiyor

"Siemens kontaktör" bir özellik değildir. Hangi akım, hangi bobin gerilimi, kaç kutuplu? Marka yazmak talebi daraltır ama tanımlamaz. İki firma aynı markanın iki farklı serisini fiyatlar, aradaki fark yüzde kırk olur.

Marka yazacaksanız, muadil kabul edip etmediğinizi de yazın. "Siemens 3RT2026 ya da dengi" cümlesi hem referans verir hem rekabete alan bırakır.

3. Miktar tahminî, ama öyle olduğu söylenmiyor

Projede metraj henüz kesinleşmemişse tedarikçi bunu bilmeli. Kesin miktar sanıp fiyat kıran firma, iş büyüyünce fiyatı revize eder ve süreç baştan başlar.

Kalem bazında "yaklaşık", "±%15" ya da "keşif dışı artış olabilir" notu düşmek tedarikçiyi kaçırmaz. Aksine, riski bildiği için daha gerçekçi fiyat verir.

4. Teslim yeri ve şekli listede yok

Nakliye dahil mi? Şantiyeye mi, depoya mı? Vinç var mı, indirme kime ait? Bunlar sözleşme detayı gibi görünür ama doğrudan fiyatın içindedir. Belirtilmediğinde her firma kendi varsayımıyla fiyatlar ve karşılaştırma anlamını yitirir.

Bu bilgiler kalem bazında değil, talebin geneli için bir kez yazılır. Ama mutlaka yazılmalıdır.

5. Termin tarihi yerine "acil" yazılıyor

"Acil" bir tarih değildir. Tedarikçi acil kelimesini gördüğünde ya stokundan verebileceği ürünü fiyatlar ya da riski fiyata ekler. İki hafta sonrası için sipariş verilebilecek bir kalem, acil yazıldığı için gereksiz pahalıya alınır.

Gerçek teslim tarihini yazın. Kalemler farklı zamanlarda gerekiyorsa kalem bazında yazın.

6. Bir listede çok fazla farklı iş kalemi var

Elektrik malzemesi, seramik, hazır beton ve çelik konstrüksiyonu aynı listeye koyduğunuzda hiçbir firma listenin tamamına fiyat veremez. Firmalar ya boş bırakır ya da uzmanı olmadıkları kalemleri tahminle doldurur.

İkinci durum daha kötüdür: tabloda en düşük görünen fiyat aslında o işi yapmayacak firmanın rastgele girdiği rakamdır.

Listeyi tedarik kalemine göre bölün. Her firmanın kendi uzmanlık alanındaki kalemlere fiyat verebilmesi, hem daha fazla teklif hem daha güvenilir fiyat demektir.

7. Revize liste eski liste ile aynı isimle gidiyor

Metraj değişti, iki kalem eklendi, dosya tekrar gönderildi. Firmaların yarısı eski listeye göre fiyat verir. Kimin hangi sürüme cevap verdiği belli olmaz.

Sürüm numarası ve tarih koyun. Değişen satırları ayrıca belirtin. Daha iyisi, listeyi dosya olarak değil, herkesin aynı anda aynı sürümü gördüğü bir yerde tutun.

Toparlarsak

İyi bir keşif listesinin testi basittir: listeyi hiç tanımadığınız bir firmaya verseniz, size soru sormadan fiyat verebilir mi?

Cevap hayırsa, gelen tekliflerin karşılaştırılamamasına şaşırmayın. Liste ne kadar net olursa teklif sayısı artar, fiyat aralığı daralır ve karar süresi kısalır.