En düşük fiyat neden her zaman doğru teklif değildir

Teklif tablosunda en düşük rakamı yeşile boyamak kolaydır. Zor olan, o rakamın gerçekten en düşük maliyet olup olmadığını anlamaktır.

Satın alma ekiplerinin çoğu bunu bilir. Yine de kararı savunmak gerektiğinde en kolay cümle "en ucuz teklifi aldık" olduğu için tablo çoğu zaman tek başına karar verir. Oysa fiyat, toplam maliyetin yalnızca bir bileşenidir.

Ucuz teklifin nereden geldiğine bakın

Bir teklif diğerlerinden belirgin şekilde düşükse bunun bir sebebi vardır. Sebep her zaman kötü değildir. Firmanın elinde o partiden stok kalmış olabilir, üreticiyle doğrudan çalışıyor olabilir, o bölgede zaten bir teslimatı olabilir.

Ama üç yaygın sebep daha vardır ve üçü de sonradan maliyet çıkarır:

Kapsamı eksik okumuş. Nakliyeyi, montajı ya da bir alt kalemi hesaba katmamıştır. Fark sipariş sonrası ek talep olarak geri gelir.

Farklı ürün fiyatlamış. Muadil verdiğini belirtmemiştir. Ürün sahaya gelince reddedilir, süreç yeniden başlar.

İşi almak için kırmıştır. İlk siparişte zarar edip sonraki siparişlerde telafi etmeyi planlar. Tek seferlik alımda sizin lehinize, süreklilik gerektiren bir kalemde aleyhinize çalışır.

Bu üçünü ayırmanın tek yolu sormaktır. Anlamlı derecede düşük bir teklif geldiğinde firmaya kapsamı teyit ettirmek, tabloyu olduğu gibi kabul etmekten çok daha ucuzdur.

Fiyatın yanında duran dört rakam

Karşılaştırmayı yalnızca birim fiyat üzerinden yaparsanız kararın yarısını görmüş olursunuz. Aynı tabloda şu dört bilgi de yer almalı:

Termin. İki hafta erken teslim eden firmanın yüzde üç pahalı olması çoğu projede kârdır. Şantiyede bekleyen ekibin günlük maliyeti malzeme farkını kolayca aşar.

Ödeme vadesi. 60 gün vadeli teklif ile peşin teklif aynı rakamda değildir. Nakit akışı sıkışık bir dönemde vade, indirimden değerlidir.

Kalem kapsama oranı. Yirmi kalemin on beşine fiyat veren firma ile hepsine veren firma aynı değildir. Kalan beş kalem için ikinci bir tedarikçi yönetmenin de bir maliyeti vardır.

Geçmiş performans. Aynı firmadan daha önce alım yaptıysanız, zamanında teslim edip etmediği tablodaki her rakamdan daha bilgilendiricidir.

Kalem bazında bakmak, toplamda bakmaktan iyidir

Toplam tutara bakıp en düşük veren firmayı seçmek, tabloyu okumanın en kaba biçimidir. Çoğu talepte hiçbir firma her kalemde en iyi değildir. Bir firma elektrik malzemesinde güçlüdür, diğeri hırdavatta.

Kalem bazında en düşük fiyatları toplarsanız, çoğu zaman herhangi bir tek firmanın toplam teklifinden belirgin şekilde düşük bir rakam çıkar. Aradaki fark, tabloyu satır satır okumanın karşılığıdır.

Bunun bir sınırı var: kalemleri çok fazla firmaya bölmek sipariş, teslimat ve muhasebe tarafında iş çıkarır. Pratikte iki ya da üç tedarikçiye dağıtmak, hem fiyat avantajını hem yönetilebilirliği korur.

Kararın kaydını tutun

En düşük olmayan teklifi seçtiğinizde bunu neden yaptığınızı yazın. Tek cümle yeter: "Termin üç hafta erken." ya da "Diğer firma bu kalemde daha önce eksik teslim etti."

Bu not iki işe yarar. Kısa vadede kararı savunmayı kolaylaştırır. Uzun vadede, hangi tedarikçinin gerçekten ucuz olduğunu gösteren tek gerçek kaynak haline gelir.

Bir yıl sonra elinizde fiyat listesi değil, karar geçmişi olur. Satın almanın gerçek birikimi budur.